menu
20. 1. 2020
Zuzana Jančová
Leadership

Bohatství mého času: Jak být efektivní v plánování i konání 


Jak stihnout více důležitých činností za méně času a neplýtvat u toho zbytečně svou energií? Zájem o odpověď na tuto otázku přivedl IT podnikatele Vojtěcha Matese od teorie, přes vlastní experimentování, až k vyvíjení nástrojů pro zvýšení efektivity ve firmách. “To, co mi dává v životě smysl, je efektivita, kterou můžu přinést ostatním,” podělil se s námi v úvodním rozhovoru lednového ZOBu a v navazující přednášce to hned převedl do praxe. Vybrané tipy pro vyšší efektivitu v plánování a při samotné realizaci sdílíme i v tomto článku.


Když přemýšlíme o tom, jak zvýšit osobní efektivitu, hledáme ve skutečnosti odpověď na dvě základní otázky: Co vše opravdu musím udělat? A jak mohu to, co musím udělat, udělat lépe? Při tom je pro nás důležité vědět, co vše ovlivňuje množství času stráveného prací. Pojďme si teď říci základní vodítka k rozpoznání těch nejlepších odpovědí.

 

Bohatství mého času_plakát.jpg (62 KB)

 

 

Co vše opravdu musím udělat?


Většina z nás by toho ráda stihla udělat více, než má ve skutečnosti času. Musíme si proto umět vybrat čeho dobrého se vzdát pro to lepší. Otázku bychom pak měli spíše převrátit a ptát se: Jaké činnosti mám, či nemám redukovat? Bez toho to totiž nepůjde…

 

Vojtěch nám k tomu doporučil 2+4 další otázky, které nám pomůžou vyfiltrovat ty správné činnosti:

 

1. Vedou aktivity, které vykonáváme skutečně k cíli?

  • Co se změní/nezmění, když to udělám/neudělám?

2. Je opravdu nejlepší, když aktivity, které vedou k cíli, budu dělat já?

  • Nelze s někým uzavřít win-win dohodu? (Můžete např. někomu zaplatit, aby činnost udělal místo vás, vyměnit si s někým úkoly nebo vybrat si jiný způsob delegování činnosti na někoho dalšího.)
  • Vyplatí se to naučit někoho jiného? (Vrátí se mi v budoucnu můj čas, který do zaučování vložím?)
  • Nelze nějakou část automatizovat?


Jak mohu zefektivnit to, co musím udělat?


Naši produktivitu silně ovlivňuje několik faktorů. Mnozí je sice známe, ale v reálném životě možná zapomínáme, že k vyšší efektivitě je potřeba dbát o všechny. 


Fyzická stránka 

 

Fyzický stav je asi nejsamozřejmější faktor, ale přitom v době nestíhání nejzanedbávanější. Jeho vliv koordinujeme pohybem, výběrem jídla, množstvím spánku a celkovou péčí o zdraví. Navíc se vyplatí znát i svůj přirozený biorytmus. Věděli jste např., že ráno máme v těle vyšší hladinu hormonů, které určují míru produktivity a schopnosti soustředit se?


Emoční (psychická) stránka 

 

Když jsme spokojení a šťastní, naše kognitivní kapacity a s nimi i efektivita vzrůstá. Dělejme proto činnosti, které nás baví nebo v nich něco pozitivního objevme. Vyvarujme se navíc většího množství rozdělaných úkolů. Právě z nich pociťujeme stres a podvědomě se jim věnujeme i když na nich zrovna nepracujeme. 


“Většina stresu nevzniká proto, že toho máme moc. Největší stres vzniká ze všeho započatého a přitom nedokončeného.” Steven Covey


Vysokou míru stresu samozřejmě také zažíváme, když nestíháme. Dobrou prevencí je proto kvalitní plánování.

 

Řečník ZOBu - Vojtěch Mates.jpg (1.97 MB)

 

 

Efektivita postupu

 

Mezi zlatá pravidla pro efektivní postup patří: 

  • Dělat podobné úkoly časově u sebe. 

  • Oddělit plánování a vykonávání činností, abychom neztráceli čas opětovným rozhodováním, co se nám ne/chce dělat.

  • Soustředit se na jednu věc dostatečně dlouho a předcházet případným vyrušováním.

  • Věnovat se tomu, s čím máme už zkušenost a co nám jde. 

    Taky jste si všimli, že tento bod není vždy možný a dokonce ani žádoucí? Důležité si je ale uvědomit, že když se učíme novému, nejsme nikdy plně efektivní a je to tak v pořádku. Můžeme s tím však počítat a plánovat si větší množství času nejen na danou činnost, ale i na kontrolu pravděpodobných chyb.

 

Plánování

 

Pro krátkodobé plánování Vojtěch doporučuje rozlišit plánování na týdenní a denní bázi. Týdenní plánování vyžaduje více času a jeho cílem je definování či revize klíčových aktivit, které ne/vedou k požadovanému cíli. Dobré je se přitom držet 1–2 vysoce obtížných úkolů na týden. 


Výsledkem denního plánování je konkrétní aktualizovaný harmonogram činností. Ten mj. pomáhá zbavit se následné paralýzy z toho, s čím vůbec začít a umožňuje rychle naběhnout do efektivního režimu. Denní plánování by mělo zabrat okolo 10–15 min. Část odborné literatury doporučuje vyhradit si prostor pro plánování na ráno. Podle Vojty je ale lepší plánovat na nadcházející den už večer. Ranní efektivitu tak totiž věnuje rovnou potřebné hluboké práci.

 

ZOB - Bohatství mého času.jpg (1.42 MB)

 


Zásadní není jen zahrnout plánování do svého harmonogramu, ale plánovat i tak, aby sled činností efektivitu přirozeně podporoval. K tomu je dobré řídit se následujícími pravidly:

  • Nejdůležitějším úkolům věnujte nejlepší časy. (Zpravidla ráno nebo dopoledne, když ještě nemyslíte na oběd. Důležité je k tomu znát svůj biorytmus.)

  • Kreativní úkoly, které nevyžadují hluboké soustředění, plánujte na odpoledne.

  • Třiďte úkoly na urgentní a důležité. 

  • Úkoly s podobným kontextem plánujte časově u sebe. (Např. telefonování, psaní, pochůzky ve městě apod. sdružte do jednoho časového bloku.) 

  • Pište si jen takové úkoly, které mají dohledný konec a můžete si je odškrtnout do několika hodin. Větší úkoly rozpadněte na menší.

  • Plánujte si čas na regeneraci.

  • Úkoly, které můžete udělat do pár minut (a není jich více podobných, aby se daly sloučit), raději rovnou udělejte a ani si je neplánujte.

  • Rutinní úkoly z úkolníčku úplně vynechte.

 

 

Nerušené vykonávání

 

Cítíte se fyzicky i psychicky dobře, vybrali jste si jen ty smysluplné činnosti a naplánovali je podle zásad efektivního postupu. Co k samotnému vykonávání činnosti zbývá dodat? Udělejte maximum proto, abyste zabránili hrozícímu vyrušení. Chraňte si potřebné flow a omezte přepínání kontextu. 

  • Nejprve si upravte pracovní prostředí tak, aby vás nic nerozptylovalo a měli jste všechny potřebné materiály k práci na svém místě.

  • Čas na hlubokou práci předem komunikujte s kolegy tak, jako byste měli schůzku. Domluvte se na časech, kdy jste pro ně nedostupní, a jakým způsobem vám mají dát vědět, když něco potřebují.

  • Ústně předané požadavky během soustředěné činnosti napište bez přemýšlení do poznámek a věnujte se jim až po skončení.

  • Neodpovídejte na telefonáty a e-maily hned, ale ve vyhrazeném časovém bloku. 


Přijde vám to nereálné? Vojta Mates (a minimálně i kolegové v jeho firmě) podle těchto zásad plánují i pracují a funguje to. Zkusíte to taky?  

 


Za fotky patří dík Václavovi Klimeši